Digitales Führungszeugnis ab Oktober -
Was Jugendhilfeträger jetzt prüfen sollten
Seit dem 1. Oktober 2026 kann ein online beantragtes Führungszeugnis neben der Papierurkunde auch digital bereitgestellt werden. Für Träger der Kinder- und Jugendhilfe klingt das zunächst nach einer kleinen technischen Änderung. Tatsächlich lohnt sich ein genauer Blick auf die eigenen Personal-, Kinderschutz- und Datenschutzprozesse.
Was ist neu?
Wer ein Führungszeugnis online beantragt, kann nun zusätzlich zur Papierurkunde ein digitales Führungszeugnis wählen. Nach Angaben der Bundesregierung erfolgt die Bereitstellung im PDF-Format über das persönliche BundID-Konto.
Damit soll die Ausstellung und Verwendung des Führungszeugnisses schneller und einfacher werden.
Für die Praxis entscheidend: Aus einer digitalen Bereitstellung folgt nicht automatisch, dass Einrichtungen ihre bisherigen Verfahren zur Einsichtnahme, Dokumentation und Speicherung unverändert auf eine PDF-Datei übertragen sollten.
Warum betrifft das die Kinder- und Jugendhilfe besonders?
Führungszeugnisse sind in der Kinder- und Jugendhilfe ein wichtiger Bestandteil von Personal- und Schutzprozessen. Besondere Bedeutung hat dabei § 72a SGB VIII.
Die Vorschrift dient dem Tätigkeitsausschluss einschlägig vorbestrafter Personen. Öffentliche Träger sollen sich bei der Einstellung oder Vermittlung und in regelmäßigen Abständen ein entsprechendes Führungszeugnis vorlegen lassen. Über Vereinbarungen werden auch freie Träger in die Schutzsystematik einbezogen.
Für Tätigkeiten mit Minderjährigen kommt insbesondere das erweiterte Führungszeugnis nach § 30a BZRG in Betracht. Das Bundeszentralregistergesetz sieht dieses unter anderem für berufliche oder ehrenamtliche Tätigkeiten vor, bei denen Minderjährige beaufsichtigt, betreut, erzogen oder ausgebildet werden oder ein vergleichbarer Kontakt zu Minderjährigen möglich ist.
Digital heißt nicht automatisch -> speichern
Genau an dieser Stelle wird die Neuerung für Organisationen interessant. Eine PDF lässt sich technisch innerhalb weniger Sekunden speichern, weiterleiten, in eine digitale Personalakte hochladen oder in einem Dokumentenmanagementsystem archivieren.
Rechtlich ist jedoch entscheidend, welche Daten für welchen Zweck verarbeitet werden dürfen.
§ 72a Abs. 5 SGB VIII enthält für die dort geregelte Einsichtnahme bei neben- und ehrenamtlich tätigen Personen konkrete Vorgaben zur Datenerhebung und -speicherung. Erfasst werden dürfen insbesondere der Umstand der Einsichtnahme, das Datum des Führungszeugnisses sowie die gesetzlich näher bestimmte Information über relevante Verurteilungen.
Auch § 30a Abs. 3 BZRG begrenzt die Verarbeitung von Daten aus einem erweiterten Führungszeugnis auf den für die Eignungsprüfung erforderlichen Umfang und enthält Vorgaben zum Schutz und zur Löschung der Daten.
Der praktische Denkfehler wäre daher:
„Wir haben jetzt eine PDF – also legen wir die PDF einfach in der
digitalen Personalakte ab.“
Stattdessen sollte zunächst geklärt werden, auf welcher Rechtsgrundlage welche Informationen verarbeitet werden, ob eine Speicherung des vollständigen Dokuments überhaupt erforderlich und zulässig ist und welche Dokumentation für den konkreten Anwendungsfall vorgesehen ist.
5 Punkte, die Träger jetzt prüfen sollten
Prozess der Einsichtnahme definieren
Wer darf das digitale Führungszeugnis entgegennehmen oder einsehen? Wie wird die Einsicht dokumentiert? Und wie wird verhindert, dass die PDF anschließend unnötig vervielfältigt oder weitergeleitet wird?
Speicherung von der Einsichtnahme unterscheiden
Dass ein Dokument digital vorliegt, bedeutet nicht automatisch, dass das vollständige Dokument dauerhaft gespeichert werden sollte. Bestehende Verfahren sollten deshalb daraufhin geprüft werden, welche Informationen tatsächlich dokumentiert werden müssen beziehungsweise dürfen.
Datenschutz und Zugriffsrechte überprüfen
Führungszeugnisse enthalten besonders sensible Informationen. Zugriffsrechte, technische Schutzmaßnahmen, Löschprozesse und interne Zuständigkeiten sollten deshalb eindeutig geregelt sein.
§ 72a-Vereinbarungen und interne Regelungen ansehen
Freie Träger sollten prüfen, ob bestehende Vereinbarungen mit öffentlichen Trägern, Schutzkonzepte, Personalrichtlinien oder Verfahrensanweisungen noch ausschließlich von einer Papierurkunde ausgehen und ob Anpassungsbedarf besteht.
Personalverantwortliche informieren
Besonders wichtig ist eine einheitliche Praxis. Personalstellen, Leitungen und gegebenenfalls für Kinderschutz oder Datenschutz zuständige Personen sollten wissen, wie mit einem digital vorgelegten Führungszeugnis umzugehen ist.
Eine kleine Digitalisierung mit größerer Prozesswirkung
Das digitale Führungszeugnis verändert die Anforderungen des Kinderschutzes nicht. Es verändert zunächst das Format und den Übermittlungsweg.
Genau darin liegt aber die organisatorische Relevanz. Wenn sich das Medium verändert, müssen bestehende Prozesse daraufhin überprüft werden, ob sie weiterhin rechtssicher, datensparsam und praktikabel funktionieren.
Für Träger kann die Neuerung deshalb ein sinnvoller Anlass sein, den gesamten Ablauf einmal durchzugehen – von der Aufforderung zur Beantragung über die Einsichtnahme bis zur Dokumentation und Löschung.
Im besten Fall entsteht daraus nicht mehr Bürokratie, sondern ein klarerer und digital anschlussfähiger Prozess.
Frage für die Praxis
Wie ist die Einsichtnahme in Führungszeugnisse bei Ihnen derzeit organisiert – und ist Ihr Verfahren bereits darauf vorbereitet, dass Mitarbeitende oder Ehrenamtliche ein digitales Dokument vorlegen?
Was Einrichtungen jetzt konkret tun können
Es braucht nicht sofort ein neues umfangreiches Konzept. Ein kurzer Prozesscheck kann bereits zeigen, an welchen Stellen Anpassungen notwendig sind.
Nehmen Sie dazu den Weg eines Führungszeugnisses einmal vollständig in den Blick: Anforderung → Beantragung → Vorlage bzw. Einsichtnahme → Prüfung → Dokumentation → Zugriff → Löschung.
Für jeden dieser Schritte sollte klar sein, wer verantwortlich ist, welche Daten tatsächlich benötigt werden und was mit dem Dokument anschließend geschieht.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Bundesregierung:
„Was ist neu im Oktober 2026?“ – Informationen zu den gesetzlichen
Neuregelungen und zum digitalen Führungszeugnis.
Quelle bei der Bundesregierung öffnen
§ 72a SGB VIII – Tätigkeitsausschluss einschlägig
vorbestrafter Personen
Gesetzestext öffnen
§ 30a BZRG – Antrag auf ein erweitertes
Führungszeugnis
Gesetzestext öffnen
Stand: 1. Oktober 2026. Dieser Beitrag dient der fachlichen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei der konkreten Ausgestaltung von Personal-, Datenschutz- und § 72a-Verfahren sind die jeweiligen rechtlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen des Trägers zu berücksichtigen.